Studii de caz: cum vă poate ajuta Digitera

Studiu de caz: Migrarea unei baze de date de documente pe o platformă modernă

Context

O companie utiliza o soluție software învechită, cu probleme de performanță, lipsă de suport și incompatibilitate cu formatele moderne.

Provocări

• Format proprietar dificil de accesat.
• Incapacitatea de a scala sau integra cu alte aplicații.
• Risc de pierdere a datelor în timpul tranziției către o nouă platformă.

Soluția Digitera

• Exportul datelor vechi în formate standardizate.
• Curățarea, validarea și restructurarea logică a bazei de documente.
• Migrare etapizată fără întreruperea operațiunilor curente.
• Implementarea unui DMS modern, scalabil și ușor de utilizat.

Rezultate

• Migrare completă fără pierderi de date.
• Performanță îmbunătățită și compatibilitate cu noile tehnologii.
• Securitate sporită și backup automatizat.
• Reducerea costurilor de mentenanță și creșterea flexibilității.

Studiu de caz: Implementarea unui Sistem de Management al Documentelor (DMS)

Context

O organizație cu mai multe departamente și birouri se baza pe foldere partajate și emailuri pentru stocarea și distribuirea documentelor, fără o soluție centralizată.

Provocări

• Duplicarea documentelor și confuzie privind versiunea „finală”.
• Acces limitat la informații pentru angajații de pe teren.
• Lipsa unei politici consistente pentru stocarea și securizarea documentelor.

Soluția Digitera

• Implementarea unui DMS modern, accesibil prin web și mobil.
• Organizare pe colecții, roluri și niveluri de acces.
• Funcționalități avansate de căutare și trasabilitate completă.

Rezultate

• Timpul de căutare a documentelor redus de la minute la secunde.
• Control complet asupra versiunilor și istoricului de modificări.
• Acces facil și sigur de oriunde.
• Reducerea riscului de scurgeri de informații.

Studiu de caz: Consultanță pentru digitalizarea unei arhive fizice de documente

Context

O companie cu un volum semnificativ de documente fizice și-a propus să își modernizeze procesele prin digitalizarea arhivei istorice. Aceasta includea documente juridice, financiare, operaționale și tehnice, stocate în diverse locații, unele în condiții improprii.

Provocări

• Lipsa unei strategii clare de digitalizare.
• Documente învechite, incomplete sau greu accesibile.
• Spații de stocare costisitoare și greu de gestionat.
• Riscuri de pierdere sau deteriorare a documentelor fizice.

Soluția Digitera

• Auditarea arhivei fizice și stabilirea priorităților de digitalizare.
• Definirea fluxurilor de lucru pentru scanare, indexare și validare.
• Selectarea echipamentelor și soluțiilor software potrivite.
• Ghidarea clientului între opțiuni interne sau externalizate de organizare.
• Dezvoltarea unui plan pentru arhivarea digitală.
• Instruirea echipei clientului prin workshopuri și suport continuu.

Rezultate

• Reducerea timpului de acces la informații cu peste 70%.
• Optimizarea spațiilor fizice anterior dedicate arhivării.
• Trasabilitate și securitate îmbunătățite pentru documente.
• Flexibilitate în accesarea documentelor din orice locație.
• Crearea unei infrastructuri digitale scalabile pentru viitor.

Studiu de caz: Automatizarea extragerii de date din formulare vamale proprietare

Context

Clientul primea regulat formulare vamale (DAI – avize de livrare) într-un format PDF proprietar, bazat pe Adobe. Deși fișierele păreau PDF-uri standard, datele nu puteau fi extrase sau procesate prin instrumente OCR. Drept urmare, angajații erau nevoiți să copieze manual informațiile din fiecare formular în sistemele interne – un proces extrem de consumator de timp și predispus la erori.

Provocări

• Format PDF proprietar incompatibil cu instrumentele standard OCR sau de extragere a datelor.
• Introducerea manuală a datelor consuma timp și resurse semnificative.
• Risc ridicat de eroare umană la procesarea unui volum mare de formulare.
• Fluxuri de lucru ineficiente care generau întârzieri operaționale și costuri suplimentare.

Soluția Digitera

• Dezvoltarea unei aplicații personalizate capabile să interacționeze direct cu formatul PDF proprietar.
• Extragerea automată a tuturor câmpurilor de date relevante și exportul acestora în fișiere Excel structurate.
• Eliminarea completă a necesității intervenției manuale.

Rezultate

• Automatizare completă a extragerii datelor din formularele vamale.
• Efort manual zero din partea echipei clientului.
• Reducerea semnificativă a timpului și costurilor de procesare.
• Precizie și fiabilitate îmbunătățite ale datelor extrase.
• Resurse eliberate, redirecționate către activități cu valoare adăugată mai mare.

Studiu de caz: Integrarea a trei platforme externe într-un sistem intern existent

Context

O companie din domeniul serviciilor fiscale și consultanței financiare folosea trei platforme esențiale în activitatea de zi cu zi: CloudTalk (telefonie și call-center), Pipedrive (CRM) și Intercom (comunicare și suport clienți).

Deși fiecare instrument era util, informațiile rămâneau dispersate, iar echipa nu avea o imagine completă și unificată a interacțiunilor cu clienții. Compania deținea deja o aplicație internă custom, centrală pentru procesele lor, însă aceasta nu era conectată la celelalte sisteme.

Provocări

• Informații fragmentate între trei sisteme separate.
• Lipsa unei vederi unificate asupra istoricului unui client.
• Timp pierdut cu accesarea și corelarea manuală a datelor.
• Necesitatea automatizării proceselor de raportare internă.
• Echipa operațională și de suport nu avea acces rapid la date actualizate.

Soluția Digitera

Digitera Software Solutions a realizat un proiect de integrare prin care datele din CloudTalk, Pipedrive și Intercom sunt colectate, validate și sincronizate automat în aplicația internă a clientului.

• Analiza fluxurilor de date și a proceselor operaționale existente.
• Conectarea prin API la cele trei platforme externe.
• Preluarea automată a informațiilor relevante (apeluri, lead-uri, conversații, activități etc.).
• Normalizarea și validarea datelor pentru acuratețe totală.
• Integrarea datelor în aplicația internă, într-un format ușor de utilizat.
• Automatizarea actualizărilor astfel încât echipa clientului să aibă mereu informații la zi.

Rezultate

• Centralizarea completă a informațiilor într-o singură aplicație.
• Reducerea semnificativă a timpului pentru accesarea și corelarea datelor.
• Vedere 360° asupra fiecărui client, fără să mai fie necesară schimbarea între platforme.
• Creșterea eficienței echipelor de suport, vânzări și operațiuni.
• Reducerea erorilor umane prin eliminarea procesării manuale.
• Procese interne mai clare și decizii mai rapide, bazate pe date actualizate.